【Word・ワード】差し込み印刷のやり方！エクセルのデータでできる
プリントに申込者の名前を入れて印刷したいんだけど、1枚ずつ名前変えないとダメ？
差し込み印刷を使えば、名前などを自動入力して印刷できますよ。
- 差し込み印刷は、データベースから情報を差し込んでそれぞれ印刷すること
- 「差し込み文章タブ」→「宛先の選択」でデータベースを選ぶ
- 「差し込み文章タブ」→「差し込みフィールドの挿入」で項目を選ぶ
- 「差し込み文章タブ」→「完了と差し込み」から印刷
【Word・ワード】差し込み印刷とは
会員や社員、申込者など複数の人に向けて文書を印刷する場合、宛名などを一人ずつ書くのは大変ですよね。
名前やその他の情報を、自動で差し込みできないか……
それが出来るのが、差し込み印刷なのです。
差し込めばこの通り、データベースの情報を一人ずつ自動で差し込んで、簡単に印刷出来ちまいます！
データベースはエクセルOKなので、エクセルの名簿などをご用意ください。
ワードでもデータベースは作れますが、エクセルで作る方が個人的にはスムーズかと思います。
エクセルでデータベースをご用意して、実際に差し込み印刷をやっていきましょう！
差し込み印刷を練習したい、試しにやってみたいという方は、練習用のエクセルをダウンロードしてやってみてください。
【Word・ワード】差し込み印刷のやり方
動画でもご覧いただけます！
差し込みフィールドを挿入する
ステップ1
まずはエクセルのデータベースを用意します。
今回はこのデータベースを使っていきますね。
ステップ2
「差し込み文書タブ」→差し込み印刷の開始のところにある「宛先の選択」をクリックします。
ステップ3
出てきたメニューから「既存のリストを使用」をクリックします。
1からワードでデータベースを作るには、「新しいリストの入力」を選びます。
ステップ4
用意したデータベース用のエクセルを選んで「開く」をクリックします。
ステップ5
データベースに使いたいシート名を選んで「OK」をクリックです。
何も変わらないよ？
差し込み印刷の準備が整ったのです。
ステップ6
まずは宛名を差し込んでみましょう。
名前を表示したい箇所をクリックして、カーソルを移動させます。
ステップ7
「差し込み文章タブ」→文章入力とフィールドの挿入のところにある「差し込みフィールドの挿入」をクリックしてください。
ステップ8
エクセルの見出し一覧が出てくるので、表示したい項目を選んで「挿入」をクリックです。
ステップ9
カーソルの位置に<<項目名>>（今回は名前）と表示されましたね。
挿入が終わったら「閉じる」をクリックします。
差し込みフィールドの挿入の「v」をクリックで、いちいち閉じなくても項目がべますよ。
完了！
データベースの情報を差し込みたい箇所、すべてに挿入できたら、完了です！
名前を入れたいんだけど……<<名前>>じゃ困るなぁ。
ご安心を。実際にどう印刷されるか、確認してみましょう。
差し込み印刷のプレビューを確認する
ステップ1
「差し込み文章タブ」→結果のプレビューのところにある「結果のプレビュー」をクリックしてください。
するとほら、この通り！
<<項目名>>のところにはしっかり、該当の名前やコース名が表示されました！
ステップ2
結果のプレビューの右にある三角から、他の結果も確認でします。
完了！
他の人も、ばっちりですね。
差し込んだ文書を印刷する
では仕上げに、差し込み文書を印刷していきましょう。
いつもの印刷じゃないの？
ちょっと違う操作が必要なんです。
ステップ1
「差し込み文書タブ」→完了のところにある「完了と差し込み」をクリックします。
ステップ2
出てきたメニューから「文書の印刷」をクリックします。
メールもできるんだ、便利！
ステップ3
プリンターに差し込みダイアログボックスが出てきました。
エクセルのデータすべて印刷する場合は「すべて」。
一部だけ印刷するなら範囲を選んで「OK」をクリックです。
完了！
これで、差し込み印刷は完了です！
【Word・ワード】宛名ラベルの作り方
こんなような宛名ラベルの印刷も、ワードでできちゃいます。
やり方は、「差し込み文章タブ」→「差し込み印刷の開始」。
出てきたメニューから「ラベル」クリックして、ラベルの種類を選びます。
詳しくは、こちらのページをご覧ください。
これで多くの人に、その人に向けたプリントやメールができますね！
それでは、お疲れさまでした！
- 差し込み印刷は、データベースから情報を差し込んでそれぞれ印刷すること
- 「差し込み文章タブ」→「宛先の選択」でデータベースを選ぶ
- 「差し込み文章タブ」→「差し込みフィールドの挿入」で項目を選ぶ
- 「差し込み文章タブ」→「完了と差し込み」から印刷