【Word・ワード】差し込み印刷のやり方！エクセルのデータでできる

2023/5/22印刷

プリントに申込者の名前を入れて印刷したいんだけど、1枚ずつ名前変えないとダメ？

差し込み印刷を使えば、名前などを自動入力して印刷できますよ。

【Word・ワード】差し込み印刷とは

会員や社員、申込者など複数の人に向けて文書を印刷する場合、宛名などを一人ずつ書くのは大変ですよね。

名前やその他の情報を、自動で差し込みできないか……

それが出来るのが、差し込み印刷なのです。

差し込めばこの通り、データベースの情報を一人ずつ自動で差し込んで、簡単に印刷出来ちまいます！

データベースはエクセルOKなので、エクセルの名簿などをご用意ください。

ワードでもデータベースは作れますが、エクセルで作る方が個人的にはスムーズかと思います。

エクセルでデータベースをご用意して、実際に差し込み印刷をやっていきましょう！

差し込み印刷を練習したい、試しにやってみたいという方は、練習用のエクセルをダウンロードしてやってみてください。

【Word・ワード】差し込み印刷のやり方

動画でもご覧いただけます！

差し込みフィールドを挿入する

ステップ1

まずはエクセルのデータベースを用意します。

今回はこのデータベースを使っていきますね。

ステップ2

「差し込み文書タブ」→差し込み印刷の開始のところにある「宛先の選択」をクリックします。

ステップ3

出てきたメニューから「既存のリストを使用」をクリックします。

1からワードでデータベースを作るには、「新しいリストの入力」を選びます。

ステップ4

用意したデータベース用のエクセルを選んで「開く」をクリックします。

ステップ5

データベースに使いたいシート名を選んで「OK」をクリックです。

何も変わらないよ？

差し込み印刷の準備が整ったのです。

ステップ6

まずは宛名を差し込んでみましょう。

名前を表示したい箇所をクリックして、カーソルを移動させます。

ステップ7

「差し込み文章タブ」→文章入力とフィールドの挿入のところにある「差し込みフィールドの挿入」をクリックしてください。

ステップ8

エクセルの見出し一覧が出てくるので、表示したい項目を選んで「挿入」をクリックです。

ステップ9

カーソルの位置に<<項目名>>（今回は名前）と表示されましたね。

挿入が終わったら「閉じる」をクリックします。

差し込みフィールドの挿入の「v」をクリックで、いちいち閉じなくても項目がべますよ。

完了！

データベースの情報を差し込みたい箇所、すべてに挿入できたら、完了です！

名前を入れたいんだけど……<<名前>>じゃ困るなぁ。

ご安心を。実際にどう印刷されるか、確認してみましょう。

差し込み印刷のプレビューを確認する

ステップ1

「差し込み文章タブ」→結果のプレビューのところにある「結果のプレビュー」をクリックしてください。

するとほら、この通り！

<<項目名>>のところにはしっかり、該当の名前やコース名が表示されました！

ステップ2

結果のプレビューの右にある三角から、他の結果も確認でします。

完了！

他の人も、ばっちりですね。

差し込んだ文書を印刷する

では仕上げに、差し込み文書を印刷していきましょう。

いつもの印刷じゃないの？

ちょっと違う操作が必要なんです。

ステップ1

「差し込み文書タブ」→完了のところにある「完了と差し込み」をクリックします。

ステップ2

出てきたメニューから「文書の印刷」をクリックします。

メールもできるんだ、便利！

ステップ3

プリンターに差し込みダイアログボックスが出てきました。

エクセルのデータすべて印刷する場合は「すべて」。

一部だけ印刷するなら範囲を選んで「OK」をクリックです。

完了！

これで、差し込み印刷は完了です！

【Word・ワード】宛名ラベルの作り方

こんなような宛名ラベルの印刷も、ワードでできちゃいます。

やり方は、「差し込み文章タブ」→「差し込み印刷の開始」。

出てきたメニューから「ラベル」クリックして、ラベルの種類を選びます。

詳しくは、こちらのページをご覧ください。

【Word・ワード】宛名ラベルを作って印刷！エクセルの住所録でできる

「ラベルに宛名を書いていかなきゃ！」「ワードで宛名ラベルを簡単に作れますよ。」宛名ラベルを作成、 ...

 https://sakusaku-office.com/word/post-16040/

これで多くの人に、その人に向けたプリントやメールができますね！
それでは、お疲れさまでした！