【Word・ワード】差し込み印刷のやり方!エクセルのデータでできる

印刷

もりの

プリントに申込者の名前を入れて印刷したいんだけど、1枚ずつ名前変えないとダメ?

そらの

差し込み印刷を使えば、名前などを自動入力して印刷できますよ。

今回のポイント
  • 差し込み印刷は、データベースから情報を差し込んでそれぞれ印刷すること
  • 「差し込み文章タブ」→「宛先の選択」でデータベースを選ぶ
  • 「差し込み文章タブ」→「差し込みフィールドの挿入」で項目を選ぶ
  • 「差し込み文章タブ」→「完了と差し込み」から印刷

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【Word・ワード】差し込み印刷とは

会員や社員、申込者など複数の人に向けて文書を印刷する場合、宛名などを一人ずつ書くのは大変ですよね。

名前やその他の情報を、自動で差し込みできないか……

名前などの情報を1枚ずつ差し込んで印刷したい
そらの

それが出来るのが、差し込み印刷なのです。

差し込めばこの通り、データベースの情報を一人ずつ自動で差し込んで、簡単に印刷出来ちまいます!

これが差し込み印刷の実力か!

データベースはエクセルOKなので、エクセルの名簿などをご用意ください。

そらの

ワードでもデータベースは作れますが、エクセルで作る方が個人的にはスムーズかと思います。

エクセルでデータベースをご用意して、実際に差し込み印刷をやっていきましょう!

差し込み印刷を練習したい、試しにやってみたいという方は、練習用のエクセルをダウンロードしてやってみてください。

【Word・ワード】差し込み印刷のやり方

動画でもご覧いただけます!

差し込みフィールドを挿入する

ステップ1

まずはエクセルのデータベースを用意します。

今回はこのデータベースを使っていきますね。

名前が回文!!

ステップ2

「差し込み文書タブ」→差し込み印刷の開始のところにある「宛先の選択」をクリックします。

宛先の選択の場所

ステップ3

出てきたメニューから「既存のリストを使用」をクリックします。

用意したリストを使うよってこと
そらの

1からワードでデータベースを作るには、「新しいリストの入力」を選びます。

ステップ4

用意したデータベース用のエクセルを選んで「開く」をクリックします。

エクセルを探して開く

ステップ5

データベースに使いたいシート名を選んで「OK」をクリックです。

1つしかなくても選ぶ
もりの

何も変わらないよ?

そらの

差し込み印刷の準備が整ったのです。

ステップ6

まずは宛名を差し込んでみましょう。

名前を表示したい箇所をクリックして、カーソルを移動させます。

差し込みたい場所をクリック

ステップ7

「差し込み文章タブ」→文章入力とフィールドの挿入のところにある「差し込みフィールドの挿入」をクリックしてください。

差し込みフィールドの挿入の場所

ステップ8

エクセルの見出し一覧が出てくるので、表示したい項目を選んで「挿入」をクリックです。

ステップ9

カーソルの位置に<<項目名>>(今回は名前)と表示されましたね。

挿入が終わったら「閉じる」をクリックします。

そらの

差し込みフィールドの挿入の「v」をクリックで、いちいち閉じなくても項目がべますよ。

ここをクリックで
そのまま選べる

完了!

データベースの情報を差し込みたい箇所、すべてに挿入できたら、完了です!

宛名など入れたい箇所すべてに入れる
もりの

名前を入れたいんだけど……<<名前>>じゃ困るなぁ。

そらの

ご安心を。実際にどう印刷されるか、確認してみましょう。

差し込み印刷のプレビューを確認する

ステップ1

「差し込み文章タブ」→結果のプレビューのところにある「結果のプレビュー」をクリックしてください。

結果こそすべてなのだ!

するとほら、この通り!

<<項目名>>のところにはしっかり、該当の名前やコース名が表示されました!

結果こそすべてなのだ!

ステップ2

結果のプレビューの右にある三角から、他の結果も確認でします。

数値を指定して確認もできる

完了!

他の人も、ばっちりですね。

他の人のもしっかり表示されてる

差し込んだ文書を印刷する

では仕上げに、差し込み文書を印刷していきましょう。

もりの

いつもの印刷じゃないの?

そらの

ちょっと違う操作が必要なんです。

ステップ1

「差し込み文書タブ」→完了のところにある「完了と差し込み」をクリックします。

完了と差し込みの場所

ステップ2

出てきたメニューから「文書の印刷」をクリックします。

印刷してくださーい
もりの

メールもできるんだ、便利!

ステップ3

プリンターに差し込みダイアログボックスが出てきました。

エクセルのデータすべて印刷する場合は「すべて」。

一部だけ印刷するなら範囲を選んで「OK」をクリックです。

どこまで印刷するか選べる

完了!

これで、差し込み印刷は完了です!

【Word・ワード】宛名ラベルの作り方

こんなような宛名ラベルの印刷も、ワードでできちゃいます。

他の宛名ラベルもこの通り!

やり方は、「差し込み文章タブ」→「差し込み印刷の開始」

差し込み印刷の開始の場所

出てきたメニューから「ラベル」クリックして、ラベルの種類を選びます。

ラベルを選択
そらの

詳しくは、こちらのページをご覧ください。

これで多くの人に、その人に向けたプリントやメールができますね!
それでは、お疲れさまでした!

今回のおさらい
  • 差し込み印刷は、データベースから情報を差し込んでそれぞれ印刷すること
  • 「差し込み文章タブ」→「宛先の選択」でデータベースを選ぶ
  • 「差し込み文章タブ」→「差し込みフィールドの挿入」で項目を選ぶ
  • 「差し込み文章タブ」→「完了と差し込み」から印刷

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