【Excel・エクセル】データ管理が楽になる!フィルターのかけ方

2020/2/4

もりの

この表から、関東の店舗だけのデータが見たいんだけど。

やまの

フィルター機能を使えば、知りたいデータだけ表示できるんよ!

今回のポイント
  • フィルターのかけ方「データタブ」→並び替えとフィルターの「フィルター」
  • 先頭行のフィルターマークをクリックして、フィルターを設定
  • すべて選択にチェックを入れるか、データタブ→クリアでフィルターを解除

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 フィルターの練習ファイルダウンロード

もりの
 
 

一緒にやってみませんか?

【Excel・エクセル】フィルターとは?

フィルターをかけたデータ
フィルターをかけると、データが見やすくなる!

表っていろんなデータが詰め込まれていて、一覧で見るにはいいですが、ピンポイントでほしい情報を探すとなると、見にくいときないですか?

そんな時に使えるのが、フィルターです。
フィルター機能を使えば条件を指定して、見たいデータだけを表示できます

もりの

ほほぅ、見せてもらおうではないか!

下図は店舗別の売り上げ表です。

フィルターの練習問題
フィルターを掛けて見やすくしたい表

全店分の売り上げが一覧で分かりますが、例えば関東地区だけのデータが見たいときや、2014年以降に開店した店舗だけを見たいときは見にくいですよね。

もりの

フィルターを使えばそれが分かるんだね!

やまの

さっそくフィルターをかけてみよう!

【Excel・エクセル】フィルターのかけ方

ステップ1

まずはフィルターをかけたい表をクリックして、「データタブ」→並べ替えとフィルターのところにある「フィルター」をクリックしてください。

フィルターの場所
フィルターの場所

完成!

すると、表の各項目(一番上の行)に、下向き三角のマークが付きました。
これが、フィルターの目印なんです。

フィルターが付いたマークの画像
フィルターが付いたマーク

フィルターを解除したい場合は、フィルターがかかった状態でもう一度フィルターのアイコンをクリックします。

フィルターのショートカットキー

やまの

ショートカットキーでも、フィルターをかけられるんよ。

フィルターのショートカットキーは「Shiftキー+Ctrlキー+Lキー」です。

フィルターのショートカットキー
フィルターのショートカットキー

一度押せばフィルターがかけられ、もう一度押すとフィルターが解除できます。

もりの

これだけでいいんだね!

【Excel・エクセル】フィルターでデータを抽出する方法

やまの

じゃあ今度は、フィルターで見たいデータを抽出してみよう。

さきほどフィルターをかけた表から、特定のデータだけを表示させたいと思います。

フィルターの練習問題
さきほどフィルターをかけた表

まず、地区の行から関東のデータだけを抽出してみましょう。

ステップ1

セルA1にあるフィルターマークをクリックしてください。下向き三角(▼)のことですよ!

地区のフィルターをクリックする画像
地区のフィルターをクリック

ステップ2

するとフィルターのメニューが表示されました。

下の方に、すべて選択、関西、関東、東北、北海道と、A列の中にある項目が並んでいます。

ここにチェックが入っているものが表示されます

クリックすれば、チェックを入れたり消したりできます。
すべて選択をクリックすると、すべてのチェックを入り切りできます。

フィルターのメニューの画像
フィルターのメニュー

関東だけにチェックを入れたいので、一度「すべて選択」→すべてのチェックを外して、そのあと「関東」をクリックすれば、関東だけチェックを入れられます!

まずすべて選択をクリックした画像
まず、すべて選択をクリック
その後関東をクリックした画像
その後関東をクリック

ステップ3

関東だけにチェックが付いたら、「OK」をクリックしてください。

OKをクリックした画像
OKをクリック

完成!

関東地区だけのデータが抽出できました!

関東地区のデータだけ抽出できた画像
関東地区のデータだけ抽出できた

フィルターを設定したら、セルについているフィルターのマークが漏斗(じょうご)のようなマークに変わりましたね。
この列ではフィルターで一部隠してますよーという合図なんです!

フィルター機能を使っている目印
一部隠してますよ、の目印
やまの

行番号も、一部隠れていたら青文字になるんよ。

抽出するデータを複数・範囲で指定できる

フィルターは複数選択もできます。
関東地区の店舗でかつ、2014年4月以降に開店した店舗だけを抽出したいと思います。

もりの

範囲なんてどこかで指定できたっけ?

ステップ1

開店日のフィルターマーク(▼)をクリックしてください。

フィルターのメニューが表示されます。

開店日のフィルターのメニューの画像
開店日のフィルターのメニュー

ステップ2

真ん中あたりにある、「日付フィルター」をクリックしてみてください。

※フィルターの名前は、列に書かれた内容によって変わります。

  • 日付が書かれた列→「日付フィルター」
  • 数値が書かれた列→「数値フィルター」
  • 文字が書かれた列→「テキストフィルター」
日付フィルターの場所
日付フィルターをクリック

するとまたまた、たくさんのメニューが表示されました……多すぎて困りますね。

ちなみにこのメニューの内容も、「日付フィルター」「数値フィルター」「テキストフィルター」で変わります。

明日や来週は、日付の話ですもんね。

日付フィルターのメニュー
日付フィルターのメニュー

ちなみに、「数値フィルター」「テキストフィルター」では、それぞれこのくらいのメニュー量です。

  • 数値フィルターの場合
数値フィルターのメニュー
数値フィルターはこのくらい
  • テキストフィルターの場合
テキストフィルターのメニュー
テキストフィルターはさらに少ない

話を戻して、今回は2014年4月以降に開店したデータを抽出したいので、それができそうな項目を探します。

もりの

うーん、どれだろ?

ステップ3

「指定の値より後」がよさそうですね。

これをクリックしてみてください。

指定の値より後の場所
指定の値より後の場所

ステップ4

すると今度は「オートフィルターオプションダイアログボックス」が出てきました。

「何日より後を抽出したいの?」と聞かれているので、今回は「2014/4/1」と入力してみます。
入力できたら、「OK」をクリックしてください。

オートフィルターオプションダイアログボックスの画像
オートフィルターオプションダイアログボックス

完成!

すると無事日付にもフィルターが設定され、先ほど設定した地区のフィルターと合わせて「関東地区かつ2014年4月以降に開店した店舗」のみのデータが抽出できました!

日付にもフィルターをかけた画像
指定した範囲の日付だけ、表示できた!
もりの

またほかのデータが見たくなったら、どうするの?

【Excel・エクセル】フィルターの解除方法

一部のフィルターを解除する方法

設定したフィルターは、個別に解除できます。A列に設定したフィルターを解除してみましょう。

ステップ1

まず、解除したい列のフィルターマークをクリックします。

出てきたフィルターのメニューから、「すべて選択」をクリックして、「OK」をクリックしてください。

フィルターの解除方法の画像
フィルターの解除方法

完了!

A列に設定していた関東地区のデータだけ抽出するフィルターが解除されました!

開店日のフィルターはそのままなので、すべての地区で2014年4月以降に開店した店舗が表示されています。

開店日だけフィルターがかかった状態
開店日だけフィルターがかかった状態に

すべてのフィルターを解除する方法

やまの

複数の列にかけたフィルターを、一度に解除もできるよ!

ステップ1

フィルターを解除したい表をクリックして「データタブ」→並べ替えとフィルターのところにある「クリア(または「すべてクリア」)」をクリックします。

クリアの場所
クリアの場所

完了!

すると、一気にすべてのフィルターが解除され、表が元通りになりました!

元の状態に戻った画像
元の状態に戻った

【Excel・エクセル】フィルターで表示された行だけ、合計したい

先ほどの表で、例えば関東の売上の合計が知りたい……なんてときは、どうすればいいでしょうか。

もりの

SUM関数じゃダメなの?

やまのの困った顔
やまの

SUM関数だと、非表示にしたセルの数値も合計されるんよ。

そんな時は、SUBTOTAL関数を使います。

フィルターを使った表をSUBTOTAL関数を使って合計を出した
表示されたセルだけ、合計された
関数の書き方

=SUBTOTAL(集計方法,参照1,参照2……)

合計を出すなら、集計方法は「9」にします。
そういう決まりなので……いいですか?合計は9です!

参照は、合計したいセル範囲を選択すればOKです。

やまのの笑った顔
やまの

SUBTOTAL関数は、こっちのページで詳しくお話しするね。

これで行数が多くて見にくい表でも、見たいデータをサクッと探せますね!
それでは、お疲れさまでした!

今回のおさらい
  • フィルターのかけ方「データタブ」→並び替えとフィルターの「フィルター」
  • 先頭行のフィルターマークをクリックして、フィルターを設定
  • すべて選択にチェックを入れるか、データタブ→クリアでフィルターを解除

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