【Word・Excel】古いバージョンで開くならやるべき、互換性チェックとは？

2022/1/27アクセシビリティ,保存

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【Word・Excel】古いバージョンで開ける？互換性はある？

使っているワードやエクセルなどOfficeのバージョンを新しくても、会社や取引先など、開くワードやエクセルが古いバージョンだった場合。
レイアウトが変わったり、開けなかったりしたら、困りますよね。

特に新しいバージョンが登場したての頃だと、ほとんどの人が古いバージョンを使っているので、注意が必要です。
時には2世代、3世代前のバージョンで開かれることも……。

バージョン2019や2016で作成したワードやエクセルを、古いバージョンの2013や2010、ましてや2003や97なんてバージョンで開けるのか？

答えは、開けることは開けるが、新しいバージョンで保存した通りに表示されるとは限らない、です。

【Word・Excel】互換性チェックで確認する

そんなときやってほしいのが「互換性チェック」。

新しいバージョンで作ったワード文書やエクセルブックを古いバージョンで開いたときに、「ここ違うバージョンじゃサポートされてないよ！」という箇所を教えてくれる機能です。

これで、古いバージョンがどこまで対応してるか覚えておかなくても、サクッと確認できちゃいますね。
さっそくやり方を見てみましょう。

WordやExcelでの互換性チェックのやり方

※ワードでもエクセルでもやり方は同じです。今回はエクセルの画面でご紹介します。

ステップ1

ステップ2

ステップ3

右側のメニューから「問題のチェック」→「互換性チェック」と、クリックして進みます。

完了！

すると、互換性チェックの結果が出てきました。

互換性チェックの見方

1.重要度

1番は重要度というか、影響度がどれほどかを表したものです。

上の二つは「機能の大幅な損失」となっていて、右側には「×」マークがついています。
詳しくは2.概要でお話ししますが、データの内容が変わってしまう可能性があるという警告です。

対して下は「再現性の低下」となっていて、右側には「！」マークがついています。
データに問題はありませんが、見え方が変わりますよ～、今回でいうと、テーブルスタイルは再現できませんよ～という内容です。

テーブルスタイルがなくても内容は分かるので、影響度は「×」より下の「！（注意）」になっています。

2.概要

ここには、具体的に何がダメなのかが書かれています。

一番上は、条件付き書式のオプションに関するものですね。
古いバージョンでは「条件を満たす場合は停止」オプションがないようです。

二番目は、関数に関する内容です。
ここで使っている関数は「IFS」のみなので、前のバージョンではIFS関数は使えないようです。
使えない関数を古いバージョンで開くと、エラーになってしまうようですね。

この場合、別の関数で置き換えるか、値で貼り付けをするのがいいでしょう。

三番目は、テーブルスタイルに関する内容です。
旧バージョンでは、テーブルスタイルがないようです。

3.該当バージョン

3番は、どのバージョンが該当するかが書かれています。

条件付き書式やテーブルスタイルはExcel97-2003とあるので、Excel97-2003では開けないですが、それ以降のバージョンなら問題なく開けます。

対してIFS関数は、Excel97-2003～Excel2016まで該当しています。
IFS関数はExcel2019に初めて導入された関数なんですね。

該当バージョンを絞って互換性をチェックする

ステップ1

ステップ2

97-2003など、あまり古いバージョンだと注意がたくさん出ますが、開く予定のバージョンは2013なんだけどなーってときに、便利ですね。

【Word・Excel】互換モードとは？

古いバージョンで作られたWord文書やExcelブックは、もちろん新しいバージョンで開けます。

特に問題なく作業はできますが、上書き保存をすると自動で互換性チェックがされ、問題があれば警告してきます。
名前を付けて保存にしたり、サポートされていない部分を変更しましょう。

これでどのバージョンのOfficeでも、安心して作業できますね！
それでは、お疲れさまでした！