【Word・Excel】古いバージョンで開くならやるべき、互換性チェックとは?

2020/11/6

もりの

僕の使ってるワードやエクセルは2019なんだけど、会社のはそれよりも古いから、ちゃんと開けるか心配なんだ。

はらの

そんな時は、互換性チェックをやっておくといいの。

今回のポイント

  • WordやExcelは古いバージョンでも開けるが、一部再現できないことがある
  • 互換性チェックは「ファイルタブ」→「情報」→「問題のチェック」→「互換性チェック」

 互換性チェックの練習ファイルダウンロード

もりの
 
 

一緒にやってみませんか?

【Word・Excel】古いバージョンで開ける?互換性はある?

互換性のないプラグの画像

使っているワードやエクセルなど、Officeのバージョンを新しくても、会社や取引先など、開くワードやエクセルが古いバージョンだった場合。
レイアウトが変わったり、開けなかったりしたら、困りますよね。

特に新しいバージョンが登場したての頃だと、ほとんどの人が古いバージョンを使っているので、注意が必要です。
時には2世代、3世代前のバージョンで開かれることも……。

バージョン2019や2016で作成したワードやエクセルlを、古いバージョンの2013や2010、ましてや2003や97なんてバージョンで開けるのか?

答えは、開けることは開けるが、新しいバージョンで保存した通りに表示されるとは限らない、です。

はらの

特に新しいバージョンにしかない機能は、古いバージョンじゃ表現できないことが多いの。

【Word・Excel】互換性チェックで確認する

もりの

そんなこと言われても、どのバージョンにどんな機能があるかなんて、分からないよぉ。

そんなときのために、互換性チェックという機能があります。

新しいバージョンで作ったワード文書やエクセルブックを古いバージョンで開いたときに、「ここ違うバージョンじゃサポートされてないよ!」という箇所を教えてくれる機能です。

これで、古いバージョンがどこまで対応してるか覚えておかなくても、サクッと確認できちゃいますね。
さっそくやり方を見てみましょう。

WordやExcelでの互換性チェックのやり方

図は、エクセル2019で作った表です。
※ワードでもエクセルでもやり方は同じです。今回はエクセルの画面でご紹介します。

エクセル2019で作った表

B列には条件付き書式を、D列にはIFS関数を、そしてテーブルにはテーブルスタイルを付けてみました。
このブックが前のバージョンでも開けるか、チェックしてみましょう。

ステップ1

まず、「ファイルタブ」をクリックします。

ファイルタブの場所
ファイルタブの場所

ステップ2

左側のメニューから「情報」をクリックします。

情報の場所
情報の場所

ステップ3

右側のメニューから「問題のチェック」→「互換性チェック」と、クリックして進みます。

互換性チェックの場所
互換性チェックの場所

すると、互換性チェックの結果が出てきました。

互換性チェックの結果
互換性チェックの結果
はらの

それぞれ解説していくの。

1.重要度

機能の大幅な損失と再現性の低下
バージョンへの影響が分かる

1番は重要度というか、影響度がどれほどかを表したものです。

上の二つは「機能の大幅な損失」となっていて、右側には「×」マークがついています。
詳しくは2.概要でお話ししますが、データの内容が変わってしまう可能性があるという警告です。

対して下は「再現性の低下」となっていて、右側には「!」マークがついています。
データに問題はありませんが、見え方が変わりますよ~、今回でいうと、つけたテーブルスタイルは再現できませんよ~という内容です。
テーブルスタイルがなくても内容は分かるので、影響度は「×」より下の「!(注意)」になっています。

2.概要

どの機能が古いバージョンで使えないのか
どの機能が古いバージョンで使えないのかが書いてある

ここには、具体的に何がダメなのかが書かれています。

一番上は、条件付き書式のオプションに関するものですね。
古いバージョンでは「条件を満たす場合は停止」オプションがないようです。

二番目は、関数に関する内容です。
ここで使っている関数は「IFS」のみなので、前のバージョンではIFS関数は使えないようです。
使えない関数を古いバージョンで開くと、エラーになってしまうようですね。

この場合、別の関数で置き換えるか、値で貼り付けをするのがいいでしょう。

三番目は、テーブルスタイルに関する内容です。
旧バージョンでは、テーブルスタイルがないようです。

3.該当バージョン

どのバージョンが影響を受けるか
どのバージョンが影響を受けるかが書いてある

3番は、どのバージョンが該当するかが書かれています。

条件付き書式やテーブルスタイルはExcel97-2003とあるので、Excel97-2003では開けないが、それ以降のバージョンなら問題なく開けます

対してIFS関数は、Excel97-2003~Excel2016まで該当しています。
IFS関数はExcel2019に初めて導入された関数なんですね。

該当バージョンを絞って互換性をチェックする

ステップ1

互換性チェック結果の左上に、「表示するバージョンを選択」という項目がありますね。
これをクリックしてみてください。

表示するバージョンを選択
表示するバージョンを選択

ステップ2

表示するバージョンの一覧が出てきました。チェックが入っているものだけを表示できます。

クリックすれば、チェックの入り切りができます。

表示するバージョン一覧
表示するバージョン一覧

97-2003など、あまり古いバージョンだと注意がたくさん出ますが、開く予定のバージョンは2013なんだけどなーってときに、便利ですね。

【Word・Excel】互換モードとは?

もりの

逆に、古いバージョンで作ったデータは、新しいワードやエクセルで開けるの?

古いバージョンで作られたWord文書やExcelブックは、もちろん新しいバージョンで開けます。
その際、ブック名の隣に、[互換モード]と表示されます

互換モードの表示
互換モードと出ている

特に問題なく作業はできますが、上書き保存をすると自動で互換性チェックがされ、問題があれば警告してきます。
名前を付けて保存にしたり、サポートされていない部分を変更しましょう。

これでどのバージョンのOfficeでも、安心して作業できますね!
それでは、お疲れさまでした!

今回のおさらい

  • WordやExcelは古いバージョンでも開けるが、一部再現できないことがある
  • 互換性チェックは「ファイルタブ」→「情報」→「問題のチェック」→「互換性チェック」