【エクセル・ワード】代替テキストとは?画像やグラフには絶対必要?

2020/10/23

もりの

WordやExcelの画像って、挿入するだけじゃダメなの?

はらの

代替テキストってのを書くと、親切なの。

今回のポイント

  • 代替テキストは画像を文字で説明したもの
  • アクセシビリティ向上のため入れた方がいい
  • 右クリック→代替テキストの編集(2019版)
  • 右クリック→図の書式設定→レイアウトとプロパティ→代替テキスト(2016版)

代替テキストの練習ファイルダウンロード

もりの

一緒にやってみませんか?

【エクセル・ワード】代替テキストとは?

だいたいテキストを見て悩む人

WordやExcelを目が不自由な方が読むときなどに、音声読み上げソフトを使うことがあります。
その場合、画像や図形は言葉で表現ができないですよね。

そんな時でも、どんなオブジェクトが載っているのか分かるように説明した文章、それが代替テキストです。

もりの

HTMLでいう、alt属性って意味なんだね!

はらの

なんでそういうこと、詳しいの?

音声読み上げソフトを必要としない人だけが読むのであれば、必須ではありません。
ですが、多くの人が必要とする文書であれば、アクセシビリティの向上という意味でも、設定しておくことをオススメします。

もりの

アクセシビリティ?

はらの

だれにとっても利用しやすいってことなの。

webブラウザで読み込む場合も、代替テキストは重要です。
読み込み中や、もし表や画像が読み込まれなかったときは、代わりに代替テキストが表示されます。

代替テキストの読み方は?

もりののように、「だいがえ」と読んでしまってないですか!?
正しくは「だいたい」テキストなんです!

みなさんはもりののように、恥ずかしい思いをしないでくださいね^^;

【エクセル・ワード】代替えテキストの入れ方

代替テキストの入れ方は2通りありますが、どちらもとても簡単です。
今回はWordの画面でご紹介しますが、WordでもExcelでも同じ操作でできます。

ここに、果物の写真が挿入された文書があります。

この写真が、目の不自由な方でも分かるように、言葉での説明を加えたいと思います。

例題
例題

代替テキストを右クリックで入力する方法

ステップ1

まず、代替テキストを入れたい画像を右クリックします。

すると、画像のメニューが表示されました。

画像の右クリックメニュー
画像の右クリックメニュー

ステップ2

その中に「代替テキストの編集」があるので、クリックしてください。

代替テキストの編集の場所
代替テキストの編集の場所
バージョン2016の場合

「図の書式設定」を選びます。
※画像を選ぶと「図の書式設定」、図形だと「図形の書式設定」と、名称が変わります。

すると、画面の右端からニョキっと、「代替テキストウィンドウ」が現れました!

代替テキストウィンドウの画像
代替テキストウィンドウ
バージョン2016の場合

画面の右側から「図の書式設定」が現れます。
そこから「レイアウトとプロパティ(四角に十字の矢印が書かれたアイコン)」をクリックし、「代替テキスト」をクリックして選びます。

ステップ3

このボックスの中に、画像の説明文を書いていきます
「1-2文を推奨」とあるように、1~2文を目安に書いていきましょう。

「白いテーブルの上にレモンが二つ置かれています。一つは丸ごと、もう一つは半分にカットされています。」とかですかね?

書き方に決まりはないので、分かりやすく書いてみてください。

代替テキストの例
代替テキストの例
バージョン2016の場合

「タイトル」と「説明」を入力します。
説明には画像の詳細な説明文を、タイトルにはそれを要約したものを、それぞれ記入します。

これで終わりです。
特にOKなども押す必要はなく、これで代替テキストは入れられました。

もりの

あまりに突然の終了。

代替テキストをリボンから入力する方法

はらの

右クリックが便利だけど、ほかの方法もあるの。

ステップ1

代替テキストを入れたい画像をクリックします。
タブの一番右に新しく出てくる「図ツール 書式タブ」→アクセシビリティのところにある「代替テキスト」をクリックしてください。

代替テキストの場所
代替テキストの場所

すると、画面の右からポワッと、「代替テキストウィンドウ」が登場しました!

代替テキストウィンドウの画像
代替テキストウィンドウ

ステップ2

あとは右クリックの時と同じですが、このボックスの中に1~2文程度で代替テキストを入力していきます。

もしこの画像が見えなかったとき、言葉でどのように説明するかを考えながら、代替テキストを入力してみてください。

書き方に決まりはないので、あまり悩みすぎなくても大丈夫です。

代替テキストの例
代替テキストの例

これで終わりです。
OKや閉じるといったボタンは押さなくても大丈夫、これで代替テキストは入れられました。

代替テキスト・自分用の説明の生成とは?

ところで、テキストボックスの下の「自分用の説明の生成」って気になりませんでしたか?

これは、名前からはちょっと想像しづらいかと思いますが、代替テキストを自動で入れてくれる機能なんです。
Officeが画像を認識して、自動で説明してくれるんですね。

もりの

時代は進んでるなぁ。

さっそく押してみましょう。

ステップ1

右クリックからでもリボンからでもいいので、もう一度「代替テキストウィンドウ」を開いてください。

開いたら、「自分用の説明の生成」をクリックしてみてください。

自分用の説明の生成
自分用の説明の生成

Officeが自動で代替テキストを考えています。少しだけお待ちください。

説明を考え中
説明を考え中

完成!

できました!

自動生成された代替テキスト

完璧とまではいきませんが、なかなかいい感じではないでしょうか。
必要であれば、気になる部分を修正してください。

自動でここまで作ってくれるなら、かなり便利ですよね!

もりの

ねーねー、やってみようと思ったけど、自分用の説明の生成なんてないよ?

自分用の説明の生成がない場合

はらの

ない場合は、ここをチェックするの。

ステップ1

ファイルタブ

ファイルタブの場所
ファイルタブの場所

ステップ2

左下にある、オプション

オプションの場所
オプションの場所

ステップ3

「簡単操作」と、クリックして進んでください。

簡単操作の場所
簡単操作の場所

簡単操作の中に「代替テキストの自動生成」という項目がありますね。

代替テキストの自動生成の場所
代替テキストの自動生成の場所

ステップ4

その中の「自分用の自動代替テキストを生成します」にチェックを入れてください。
最後に「OK」をクリックすれば、使えるようになります。

「自分用の自動代替テキストを生成します」にチェックを
はらの

これで使えるようになったの。

代替テキストを削除するには

代替テキストを削除するには、同じように代替テキストを呼び出して、デリートキーで削除するだけでOKです。

削除するときも、代替テキストを入れるときと同じで、OKなどのボタンはありません。

【エクセル・ワード】グラフや表に代替テキストを入れるには

グラフのイメージ

代替テキストは画像や図形だけでなく、グラフや表にも入れられます。
そのやり方も、見てみましょう。

グラフに代替テキストを入れる

グラフに代替テキストを入れるには、画像や図形と同じ方法でOKです。

ステップ1

グラフを右クリック→「代替テキストの編集」をクリックします。

右クリックから代替テキストを入れる
バージョン2016の場合

「グラフエリアの書式設定」を選びます。

すると、画面の右端からシュタっと、代替テキストウィンドウが現れました!

代替テキスト入力画面

ちなみに、グラフの代替テキストでは「自分用の説明の生成」は使えません。

バージョン2016の場合

画面の右側から「グラフエリアの書式設定」が現れます。
そこから「サイズとプロパティ(四角に十字の矢印が書かれたアイコン)」をクリックし、「代替テキスト」をクリックして選びます。

ステップ2

そのまま、代替テキストを入力すればOKです。

バージョン2016の場合

「タイトル」と「説明」を入力します。
タイトルにはブラフのタイトルを、説明にはグラフの詳細な説明文を、それぞれ記入します。

表(テーブル)に代替テキストを入れる

代替テキストは、表(テーブル)にも入れられます。
表に代替テキストを入れる場合、画像などとはちょっとやり方が違うので、注意が必要です。

また表の場合、ExcelとWordで代替テキストの追加方法が違います

エクセルのテーブルに代替テキストを入れる

Excelでは、作成したテーブルに代替テキストを設定できます。
Excelで表に代替テキストが追加できない場合、テーブルが作成されていないことが考えられます。

もりの

普通の表とテーブルって違うの?

はらの

テーブルに指定すると、データベースとして扱われるの。

ステップ1

作成したテーブルを右クリック→「テーブル」→「代替テキスト」と進んでください。

テーブルの右クリックメニュー
テーブルに代替テキストを入れる手順

すると、「代替テキストダイアログボックス」が出てきました。

代替テキストダイアログボックス

ステップ2

「タイトル」にはテーブルの名前を、「説明」にはテーブルの詳細を入力します。
「OK」をクリックすれば、代替テキストが追加できます。

ワードの表に代替テキストを入れる

ステップ1

Wordの表に代替テキストを入れるには、まず代替テキストを入れたい表を右クリックし、「表のプロパティ」をクリックします。

右クリックのメニュー
表を右クリック→表のプロパティ
はらの

ほかの方法もあるの。

または、表を普通にクリックし、現れた「表ツール レイアウト」→表のところにある「プロパティ」をクリックしてください。

プロパティの場所
プロパティの場所

ステップ2

すると「表のプロパティダイアログボックス」が出てきました。
表、行など並んでいる中から、「代替テキスト」をクリックします。

ここに、表のタイトルと説明を書いていきます。
説明には表の詳細な説明文を、タイトルにはそれを要約したものを、それぞれ記入します。

ステップ3

記入してOKをクリックすれば、完了です。

代替テキストにタイトルと説明を記入した画像
入力できたらOKをクリック

【エクセル・ワード】代替テキストの装飾用とは?

代替テキストウィンドウにもう一つ、装飾用にするという項目がありましたね?
これは、代替テキストを必要としない画像などに使います。

もりの

代替テキストを必要としない?

画像や図形には、文書やデータをより分かりやすくする効果があります。
その画像がどんなものか耳でも分かるように、代替テキストを入力するのですが、ただ単純に見栄えをよくするための画像なんかは、言葉で説明されても逆に分からなくなってしまいますよね?

緑の葉っぱの装飾がある文書
この画像に代替テキストを入れたら
意味のない画像を読んだ場合
文章で読むとよくわからないことに

そういった、内容の補足ではなく、単純に見栄えを良くする理由で入れた画像や図形は、代替テキストを入れないのです。

そして、「代替テキストがいらない装飾用の画像なんだよ」ってことを知らせるときに、この装飾用にするにチェックを入れます。

装飾用にする
装飾用にする

代替テキストを必要な画像などに入れて、アクセシビリティを意識してみてください!
それでは、お疲れさまでした!

今回のおさらい

  • 代替テキストは画像を文字で説明したもの
  • アクセシビリティ向上のため入れた方がいい
  • 右クリック→代替テキストの編集(2019版)
  • 右クリック→図の書式設定→レイアウトとプロパティ→代替テキスト(2016版)