【Excel・エクセル】プルダウンメニューの作成から編集、自動追加まで!

入力,時短

もりの

アンケートの選択肢を、リストの中から選ぶようにしたいんだ。

やまの

それなら、プルダウンメニューを作っちゃおう。

今回のポイント
  • プルダウンメニューとドロップダウンリストは同じもの
  • プルダウンメニューの設定は、データタブ→「データの入力規則」
  • 入力値の種類を「リスト」にする
  • 元の値に項目を手入力、またはセル範囲を指定する

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 プルダウンメニューの練習ファイルダウンロード

もりの
 
 

一緒にやってみませんか?

【Excel・エクセル】プルダウンメニュー(ドロップダウンリスト)とは?

プルダウンメニューとは、リストから選んで入力する機能のことです。

プルダウンは「引き下げる」「下に引く」って意味ですね。

ちなみにプルダウンメニューとドロップダウンリストは同じもの。

プルダウンメニューの例

プルダウンメニューを使えば入力する手間が省けて入力ミスもなくなり、表記ゆれもなくなるので集計も簡単に!

もりの

半角と全角がバラバラ…なんてこともなくなるんだね、便利!

そんなプルダウンメニューの作り方を見ていきましょう!

プルダウンメニューの作り方の動画も、ご用意しました!

【Excel・エクセル】プルダウンメニューの作成方法

次のアンケートの性別と職業を、プルダウンメニューから選択するように、設定していきましょう。

プルダウンメニューを入れたい表

プルダウンメニューの設定方法は、次の2通り。

  • 選択肢を直接入力する
  • 選択肢のリストを用意する
やまの

選択肢が少なくて今後増える予定がなければ直接入力、選択肢が多かったり今後増える予定があったりするなら、リストを作るのがいいよ。

プルダウンの作成1、選択肢を直接入力する

性別に「男性、女性、回答しない」の選択肢から選べるプルダウンメニューを設定したいと思います。

ステップ1

プルダウンを設定したいセルを選択して「データタブ」→データツールのところにある「データの入力規則」をクリックしてください。

データの入力規則の場所

ステップ2

出てきたメニューから、「データの入力規則」をクリックします。

データの入力規則

ステップ3

データの入力規則ダイアログボックスが出てきました。

入力値の種類から、「リスト」を選んでください。

データの入力規則ダイアログボックス

ステップ4

リストの画面に切り替わりました。

「元の値」のところに、プルダウンメニューに表示する選択肢を入力していきます。

元の値のところ選択の項目を書いていく
やまの

選択肢は「,(カンマ)」で区切るんよ。

今回は「男性、女性、回答しない」の3択にしたいので、「男性,女性,回答しない」と入力しますね。

プルダウンメニューのリストを入力

ステップ5

これでプルダウンメニューの設定は完了です!

「OK」をクリックしてください。

「,」でつなげば選択肢を増やせる

完成!

プルダウンメニューを設定したセルB2をクリックすると、▼(下向きの三角マーク)が出るようになりました。

プルダウンメニューの合図

▼をクリックすると選択肢から選べるようになりました!

設定した項目が出てきた
やまの

ちなみに選択肢にない文字は、エラーが出て入力できないよ。

リストの文字以外はエラーになる
もりの

これなら、予期しない答えが書けないから安心だ。

プルダウンの作成2、選択肢のリストを用意する

職業に「会社員、自営業、公務員、専業主婦、学生、無職」の選択肢から選べる、プルダウンメニューを設定したいと思います。

ステップ1

プルダウンメニューの選択肢のリストを用意します。

リストは別シートに作っても大丈夫ですよ。

先に選択肢リストを作っておく

ステップ2

プルダウンを設定したいセルをクリックして「データタブ」→データツールのところにある「データの入力規則」をクリックします。

データの入力規則の場所

ステップ3

出てきたメニューから、「データの入力規則」をクリックしてください。

データの入力規則

ステップ4

「データの入力規則ダイアログボックス」が出てきました。

「入力値の種類」から「リスト」を選びます。

データの入力規則ダイアログボックス

ステップ5

リストの画面に切り替わりました。

「元の値」の下のボックスをクリックします。

元の値をクリック

ステップ6

元の値は、セル範囲も指定できます。

セルF2からF7までをドラッグしてみてください。

元の値が指定したセル範囲になりましたね。

間違いなければ、「OK」をクリックです。

用意したリストを選択する
やまの

選択肢にしたいセルだけを選ぶんよ。

もりの

「職業リスト」は選択肢に含めたくないから、E2からF7までドラッグしたんだね。

ちなみにダイアログボックスが邪魔でセルが選択できない時は、「↑(上向き矢印)」をクリックします。

これが邪魔ならここをクリック

めっちゃコンパクトになりますよ。

ダイアログボックスがちっちゃくなっちゃった

右端の「↓(下向き矢印)」をクリックで、元に戻ります。

元に戻すときはここ

完成!

設定したセルB3をクリックすると、下向きの三角マークが出るようになりました。

プルダウンメニューの目印

クリックするとプルダウンメニューが表示され、設定した項目が選べるようになりました!

ちなみにクリックせずとも、ショートカットキーAlt+でプルダウンメニューを表示できます。

設定した項目が出てきた

プルダウン(入力規則)ができないときは

残念ながら入力規則は、共有されたブックではできません

ブックのタイトルに[共有]と書かれていないか、確認してみてください。

タイトルに[共有]と書かれていないか確認

[共有]と書かれていた場合、ブックの共有を解除しないと入力規則はできません。

もりの

ブックの共有を解除したいです!

やまの

詳しくは、下記で紹介するね。

【Excel・エクセル】プルダウンメニューの選択肢を追加する

もりの

あ、職業にアルバイトを入れるのを忘れてた!

もちろんプルダウンメニューの選択肢は、追加できますよ。

追加方法は、リストを手入力したときとセル範囲選択したときで、ちょっと違います。

また、リストに追加すればプルダウンメニューも自動で追加する方法もあります!

プルダウンの選択肢追加1、直接入力した場合

ステップ1

プルダウンメニューを設定したセルをクリックして、「データタブ」→データツールのところにある「データの入力規則」をクリックしてください。

データの入力規則の場所

ステップ2

設定したリストが表示されるので、「,(カンマ)新しい項目」と続けて入力→「OK」をクリックです。

新規の時のように項目を増やせる

プルダウンの選択肢追加2、リストを用意した場合

ステップ1

セル範囲で指定した場合は、まずリストを編集します。

セルE8に、アルバイトを追加してみます。

新しい項目をリストに追加

ステップ2

プルダウンメニューを設定したいセルをクリックして「データタブ」→データツールのところにある「データの入力規則」をクリックしてください。

データの入力規則の場所

ステップ3

設定したリストが表示されるので、先ほど追加したセルE8も範囲に加えてあげましょう

「元の値」を、追加したリストが含まれるよう範囲を広げて「OK」をクリックしてください。

範囲を広げてOK
やまの

範囲を書き換えるか、改めて範囲を指定すればいいんよ。

元の値から再び範囲指定でもいいよ

完成!

プルダウンメニューを見てみると、ちゃんとアルバイトが追加されていますね。

アルバイトが追加された

プルダウンの選択肢追加3、リストを自動追加

もりの

リストを増やして範囲も増やして……って、面倒。

リストを追加したら、プルダウンメニューも自動で追加される、そんなこと……

やまの

できるよ。

やり方は簡単で、元の値のセル範囲をテーブルにするだけ!

ステップ1

用意したリストをどこでもいいのでクリックして「挿入タブ」→テーブルのところにある「テーブル」をクリックします。

「ホームタブ」→「テーブルとして書式設定」でも構いません。

テーブルの場所

ステップ2

なんか出てくるので、リスト範囲が合っていれば「OK」をクリックします。

違っていたら、正しい範囲を選択して「OK」です。

範囲が合ってたらOK

ステップ3

色が変わったら、テーブル化してます。

色は、テーブルスタイルから変更できますよ。

テーブルになった

ステップ4

後はテーブルにした範囲を元の値にして、プルダウンメニューを作成するだけ。

さっきの通りプルダウンメニューを作る

完成!

これでリストに追加すれば、プルダウンメニューの選択肢も自動で追加されるようになりました!

自動追加プルダウンメニューの完成

リストを追加してみると、自動でプルダウンメニューに追加されていますね!

元のリストに連動してプルダウンメニューが増えた

テーブルのほか、OFFSET関数を使う方法もあります。

元の値に「=OFFSET(リストの一番上のセル,0,0,COUNTA(リストの列)-1,1)」と入力すればいけます。

あ、リストの一番上のセルとリストの列は、ご自身のリストに合わせて選んでくださいね。

やまの

詳しいやり方は、こっちのページで紹介してるよ。

【Excel・エクセル】プルダウンメニューの解除方法

もちろん、設定したプルダウンメニューは解除もできます。

ステップ1

プルダウンメニューを解除したいセルをクリックして、データの入力規則ダイアログボックスを表示させます。

もりの

データタブ→データの入力規則→データの入力規則だったよね。

データの入力規則の場所

ステップ2

データの入力規則ダイアログボックスの左下にある「すべてクリア」をします。

すべてクリア

ステップ3

プルダウンメニュー設定前の状態になりましたね。

「OK」をクリックすれば、プルダウンメニューを解除できます。

初期状態に戻った

完了!

プルダウンメニューは解除され、下向き矢印は出てこなくなりました。

プルダウンはもういない……

【Excel・エクセル】プルダウンで色分けする

プルダウンメニューの結果と連動して、セルの色が変わる。

条件付き書式を組み合わせれば、そんなことも出来ます。

自動で色付けしてくれる
もりの

詳しいやり方は、こっちのページで教えてもらったよ!。

プルダウンで選ぶようにすれば、入力ミスもなくなって便利ですね!
それでは、お疲れさまでした!

今回のおさらい
  • プルダウンメニューとドロップダウンリストは同じ
  • プルダウンメニューの設定は、データタブ→「データの入力規則」
  • 入力値の種類を「リスト」にする
  • 元の値に項目を手入力、またはセル範囲を指定する

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