【Word・Excel】古いバージョンで開くならやるべき、互換性チェックとは？
僕の使ってるワードやエクセルは2019なんだけど、会社のはそれよりも古いから、ちゃんと開けるか心配なんだ。
そんな時は、互換性チェックをやっておくといいの。
- WordやExcelは古いバージョンでも開けるが、一部再現できないことがある
- 互換性チェックは「ファイルタブ」→「情報」→「問題のチェック」→「互換性チェック」
互換性チェックの練習ファイルダウンロード
一緒にやってみませんか？
【Word・Excel】古いバージョンで開ける？互換性はある？
使っているワードやエクセルなどOfficeのバージョンを新しくても、会社や取引先など、開くワードやエクセルが古いバージョンだった場合。
レイアウトが変わったり、開けなかったりしたら、困りますよね。
特に新しいバージョンが登場したての頃だと、ほとんどの人が古いバージョンを使っているので、注意が必要です。
時には2世代、3世代前のバージョンで開かれることも……。
バージョン2019や2016で作成したワードやエクセルを、古いバージョンの2013や2010、ましてや2003や97なんてバージョンで開けるのか？
答えは、開けることは開けるが、新しいバージョンで保存した通りに表示されるとは限らない、です。
【Word・Excel】互換性チェックで確認する
特に新しいバージョンにしかない機能は、古いバージョンじゃ表現できないことが多いの。
そんなこと言われても、どのバージョンにどんな機能があるかなんて、分からないよぉ。
そんなときやってほしいのが「互換性チェック」。
新しいバージョンで作ったワード文書やエクセルブックを古いバージョンで開いたときに、「ここ違うバージョンじゃサポートされてないよ！」という箇所を教えてくれる機能です。
これで、古いバージョンがどこまで対応してるか覚えておかなくても、サクッと確認できちゃいますね。
さっそくやり方を見てみましょう。
WordやExcelでの互換性チェックのやり方
※ワードでもエクセルでもやり方は同じです。今回はエクセルの画面でご紹介します。
ステップ1
まず、「ファイルタブ」をクリックします。
ステップ2
左側のメニューから「情報」をクリックします。
ステップ3
右側のメニューから「問題のチェック」→「互換性チェック」と、クリックして進みます。
完了！
すると、互換性チェックの結果が出てきました。
互換性チェックの見方
それぞれ解説していくの。
1.重要度
1番は重要度というか、影響度がどれほどかを表したものです。
上の二つは「機能の大幅な損失」となっていて、右側には「×」マークがついています。
詳しくは2.概要でお話ししますが、データの内容が変わってしまう可能性があるという警告です。
対して下は「再現性の低下」となっていて、右側には「！」マークがついています。
データに問題はありませんが、見え方が変わりますよ～、今回でいうと、テーブルスタイルは再現できませんよ～という内容です。
テーブルスタイルがなくても内容は分かるので、影響度は「×」より下の「！（注意）」になっています。
2.概要
ここには、具体的に何がダメなのかが書かれています。
一番上は、条件付き書式のオプションに関するものですね。
古いバージョンでは「条件を満たす場合は停止」オプションがないようです。
二番目は、関数に関する内容です。
ここで使っている関数は「IFS」のみなので、前のバージョンではIFS関数は使えないようです。
使えない関数を古いバージョンで開くと、エラーになってしまうようですね。
この場合、別の関数で置き換えるか、値で貼り付けをするのがいいでしょう。
三番目は、テーブルスタイルに関する内容です。
旧バージョンでは、テーブルスタイルがないようです。
https://sakusaku-office.com/excel/post-5772/3.該当バージョン
3番は、どのバージョンが該当するかが書かれています。
条件付き書式やテーブルスタイルはExcel97-2003とあるので、Excel97-2003では開けないですが、それ以降のバージョンなら問題なく開けます。
対してIFS関数は、Excel97-2003～Excel2016まで該当しています。
IFS関数はExcel2019に初めて導入された関数なんですね。
該当バージョンを絞って互換性をチェックする
ステップ1
互換性チェック結果の左上に、「表示するバージョンを選択」という項目がありますね。
これをクリックしてみてください。
ステップ2
表示するバージョンの一覧が出てきました。
チェックが入っているものだけを表示できます。
クリックすれば、チェックの入り切りができます。
97-2003など、あまり古いバージョンだと注意がたくさん出ますが、開く予定のバージョンは2013なんだけどなーってときに、便利ですね。
【Word・Excel】互換モードとは？
逆に、古いバージョンで作ったデータは、新しいワードやエクセルで開けるの？
古いバージョンで作られたWord文書やExcelブックは、もちろん新しいバージョンで開けます。
その際、ブック名の隣に、［互換モード］と表示されます。
特に問題なく作業はできますが、上書き保存をすると自動で互換性チェックがされ、問題があれば警告してきます。
名前を付けて保存にしたり、サポートされていない部分を変更しましょう。
これでどのバージョンのOfficeでも、安心して作業できますね！
それでは、お疲れさまでした！
- WordやExcelは古いバージョンでも開けるが、一部再現できないことがある
- 互換性チェックは「ファイルタブ」→「情報」→「問題のチェック」→「互換性チェック」
